No cenário digital atual, as mídias sociais se tornaram uma ferramenta essencial para as marcas alcançarem seu público. Entretanto, com o aumento da visibilidade e do uso dessas plataformas, surgem também maiores riscos.
A elaboração de uma política de mídias sociais detalhada e eficaz é fundamental para proteger a integridade da marca e garantir que os colaboradores compreendam as expectativas e os procedimentos adequados para interagir nas redes sociais.
Qual a importância de uma Política de Mídias Sociais?
As mídias sociais de hoje são significativamente diferentes de uma década atrás. Aumentos no uso e na proeminência das mídias sociais significam que as marcas enfrentam riscos mais consideráveis ao utilizá-las .
Uma política de mídias sociais bem elaborada fornece diretrizes claras para que funcionários utilizem essas plataformas de maneira eficaz e apropriada, alinhando-se aos valores, missão e objetivos da marca. Isso ajuda a evitar violações de segurança, problemas legais, danos reputacionais e crises de relações públicas .
Passos para criar uma política de mídias sociais eficaz
1. Definir o Escopo e a Finalidade
O primeiro passo para criar uma política de mídias sociais eficaz é entender a razão por trás de sua criação. Especificar claramente o propósito do documento ajudará a aumentar a sua utilização e a garantir que todos saibam quem deve utilizá-lo e em quais situações.
Inclua uma lista de plataformas aprovadas e de propriedade da marca, bem como as circunstâncias que a política deve cobrir .
2. Identificar os Riscos
O uso das mídias sociais está repleto de riscos, muitos dos quais são específicos para cada setor. Por exemplo, a indústria financeira deve seguir regras da FCC, enquanto no setor de saúde é preciso cumprir com as regulamentações da HIPAA. Além disso, há riscos padrão como crises de relações públicas, riscos de segurança e violações de propriedade intelectual . Listar esses riscos ajudará a determinar o que a política deve incluir.
3. Cobrir os Aspectos Básicos
Com a lista de riscos em mente, é hora de delinear os processos e diretrizes que os membros da equipe devem seguir. Determine o conteúdo que pode ou não ser compartilhado nas contas da empresa, quem terá acesso a essas contas e quais recursos de segurança devem ser implementados. Descreva também o processo para conceder e revogar acesso e as diretrizes que funcionários precisam seguir ao compartilhar conteúdo relacionado à marca .
4. Definir Responsabilidades
Muitas vezes, os erros ocorrem porque os funcionários não sabem quem é responsável por determinadas ações. Decida quem será responsável por monitorar, responder e gerenciar os perfis de mídia social da empresa. Estabeleça processos de aprovação, mecanismos de relatório e outros detalhes importantes. Considere também processos fora do escopo usual das mídias sociais, como quem assumirá responsabilidades durante períodos de folga e quem será responsável pelo treinamento de mídias sociais .
5. Considerar Considerações Legais e Regulamentos
Ao criar uma política de mídias sociais, é crucial incluir regras de privacidade de dados, propriedade intelectual e normas de publicidade. Embora algumas dessas regras possam parecer óbvias, elas não são evidentes para todos. Portanto, não deixe de incluir documentos mais abrangentes que sejam claros e fáceis de entender .
6. Determinar Voz e Estilo
Manter a voz e o estilo consistentes nas atualizações e no conteúdo é essencial para preservar a integridade da marca. Forneça exemplos do tipo de conteúdo aceitável e inclua links para guias de estilo oficiais. Além disso, esclareça quais são os objetivos das suas plataformas de mídia social .
7. Responder a Crises
Mesmo com as melhores práticas, crises eventualmente ocorrerão. Esteja preparado com procedimentos claros para lidar com violações de regras de publicidade ou propriedade intelectual, compromissos de segurança e desastres de relações públicas. Inclua links e contatos de suporte para cada rede social, e não esqueça de considerar questões de relações públicas fora das mídias sociais .
8. Implementação da Política de Mídias Sociais
A política deve ser facilmente acessível e distribuída a todos os funcionários. Utilize e-mails, anúncios em canais internos e vídeos explicativos para garantir que todos estejam cientes do documento e saibam onde encontrá-lo. Adicione a política ao pacote de integração de novos funcionários e forneça versões externas para clientes e outros interessados .
9. Recursos e Ativos
Forneça aos funcionários recursos aprovados, como logotipos, imagens e códigos de desconto, de forma acessível. Considere a criação de um canal interno de comunicação para notificar todos sobre novos ativos e informações recém-publicadas .
10. Manutenção da Política
As necessidades e as plataformas de mídias sociais mudam rapidamente, portanto, a política precisa ser atualizada regularmente. Estabeleça um cronograma para essas atualizações e use essas oportunidades para lembrar os funcionários da política e refrescar seu conhecimento sobre ela .
11. Utilização e Cumprimento da Política
O sucesso da política de mídias sociais depende de um treinamento adequado. Embora nem todos os funcionários precisem entender todos os processos, todos devem ter uma compreensão básica das diretrizes. Realize auditorias regulares para garantir o cumprimento e lide apropriadamente com qualquer violação das diretrizes .
Enfim…
Embora uma política de mídias sociais exija um investimento inicial de tempo e esforço, ela é essencial no mundo digital de hoje. Este simples documento ajudará a evitar e preparar sua marca para crises ao mesmo tempo que fornece aos funcionários os recursos e conhecimentos necessários para lidar com problemas assim que surgirem. Uma política bem implementada encorajará os funcionários a promover sua marca de maneira adequada nas mídias sociais.
